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Existenzgründer sind für dubiose Anbieter von sog. Leistungen im Hinblick auf das Handelsregister bedauerlicherweise eine große Zielgruppe. Denn mit einer Eintragung bzw. einer Änderung der Unternehmens-Daten im offiziellen Handelsregister flattern nahezu allen Jungunternehmern einige Zahlungsaufforderungen ins Haus. Und sämtliche Schreiben haben eines gemeinsam: Sie haben mit der eigentlichen offiziellen Rechnung vom Handelsregister nichts zu tun, sollen aber diesen Anschein haben. Der passende Begriff hierfür ist: Irreführend.

Natürlich fragt man sich zunächst, wie diese dubiosen Unternehmen an die Daten eines neuen Unternehmens kommen. Doch das ist einfach, denn seit über 10 Jahren werden Änderungen am Handelsregister im Internet bereitgestellt. Betrüger lassen elektronische Programme, sogenannte Bots, dann nach jeder Änderung auf der Seite suchen und erhalten so alle Daten, die für einen Versuch, auf wenig seriösem Wege an das Geld eines Neugründers zu kommen, notwendig sind.

Hier folgen fünf Beispiele von solchen Anschreiben:

Kleiner Tipp: Sollten schon nach wenigen Tagen der Veröffentlichung im Handelsregister Rechnungen bei Ihnen eingehen, seien Sie misstrauisch und lesen Sie diese sehr genau. Es gibt einige Anhaltspunkte, die bei all diesen Schreiben auffallen:

• Sie wirken wie von einer offiziellen Stelle verschickt. Denn sie haben eine hölzerne Sprache, wie man sie von Schreiben der Behörden im Alltag kennt.
• Sie verwenden Bilder, die Ähnlichkeiten mit dem Bundeswappen oder einem Landeswappen haben. Dazu werden oftmals die Farben schwarz-rot-gold verwendet, um dem Schreiben einen offiziellen Hauch zu geben.
• Sie versuchen, Aktenzeichen bzw. Kassenzeichen zu verwenden. Auch dies ist eine Masche, um vorzugaukeln, dass es sich um ein offizielles Schreiben einer Behörde handelt.
• Sie weisen einen höheren dreistelligen Eurobetrag aus. Üblicherweise ist der Eintrag ins Handelsregister mit einem Betrag, der zwischen 70,- € und 200,- € liegt, abgegolten.
• Sie haben einen absichtlich irreführenden Firmennamen. Damit soll ein behördlicher Absender vorgetäuscht werden.
• Sie verwenden eine Aufmachung bzw. ein Layout, das dem Schreiben einer Behörde sehr ähnelt. Auch das ist der Versuch, das Dokument als offizielles, behördliches Dokument darzustellen.
• Sie haben ein kurzes Zahlungsziel. Meistens sollen Sie den geforderten Betrag innerhalb von drei bis sieben Tagen überweisen, oft werden bei Nichtbeachtung in freundlicher Formulierung Mehrkosten angedroht, um Druck aufzubauen.

Eines ist jedoch bei allen Absender gleich: Sie suggerieren offizielle Behördlichkeit, bieten aber im Kleingedruckten nur eine Leistung an, nämlich die Eintragung in irgendeine Datenbank, die mit dem eigentlichen Handelsregister jedoch nicht das Geringste zu tun hat. Allerdings ist dies juristisch betrachtet eben eine Dienstleistung. Haben Sie also Geld für eine solche Rechnung schon überwiesen, ist es nahezu unmöglich, dieses wieder zurück zu erhalten. Denn Sie haben das Angebot, in eine Datenbank eingetragen zu werden ja durch die Zahlung angenommen. Und Obacht: das kann auch bedeuten, dass Sie ein Abo-Angebot angenommen haben. Und dann wird es richtig teuer, denn es kommen jährlich Gebührenrechnungen für diese Eintragung auf Sie zu.

Wie also weiter vorgehen?

Sollten Sie eine Rechnung wie oben beschrieben bekommen und unsicher sein, ob diese offiziell ist, gibt es einen guten und kostensparenden Rat. Rufen Sie bei der zuständigen Behörde an und beschreiben Sie das Schreiben, das Sie gerade bekommen haben. Dort erhalten Sie eine Auskunft, ob es sich um eine offizielle Rechnung oder um einen Betrugsversuch handelt. Ebenso wird Ihnen Ihre Steuerberatung oder die IAS helfen können.

Hier ein Beispiel einer offiziellen Rechnung vom Amtsgericht für eine Eintragung in ein Handelsregister:

GLEICHES SPIEL AUCH BEI MARKENANMELDUNGEN

Auch bei erfolgreicher Anmeldung einer eigenen Marke beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) werden Unternehmern dubiose Rechnungen zugesendet. Das DPMA hat einen entsprechenden Warnhinweis auf seiner Webseite wie folgt aufgeführt:

„Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) warnt vor - teilweise irreführenden - Angeboten, Zahlungsaufforderungen und Rechnungen von privaten Unternehmen. Das Angebot dieser Unternehmen beinhaltet eine kostenpflichtige Veröffentlichung oder Eintragung von Schutzrechten in kommerzielle Register. Angeboten wird auch die Verlängerung von Schutzrechten beim DPMA, wobei dies als Dienstleistung zusätzlich zu den amtlichen Gebühren in Rechnung gestellt wird.

Wie können Sie irreführende Angebote erkennen?

Der Angebotscharakter der Schreiben ist häufig nicht auf den ersten Blick erkennbar und ergibt sich oft erst bei genauer Lektüre eines kleingedruckten Textes oder der teilweise rückseitig abgedruckten Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie sollten Schreiben mit Zahlungsaufforderungen für Schutzrechte daher immer genau prüfen. Hinweise darauf, dass es sich nicht um ein amtliches Schreiben handelt, sind:

• Kontoverbindung der Firma im Ausland, z.B. Polen (PL), Zypern (ZY) oder Tunesien (TN), Bulgarien (BG)
• vorausgefüllter Überweisungsträger
• keine Adresse einer Behörde bzw. Dienststelle des Amtes"

Es ist auch in diesen Fällen ratsam, misstrauisch zu sein, wenn Rechnungen eingehen, die die obigen Merkmale erfüllen und zur Klärung den telefonischen Kontakt mit dem Deutschen Patent- und Markenamt zu suchen.